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Séance 14 GED

Les supports de stockage de l'information
o Nature et typologie des supports de sauvegarde des données
o Procédure de sauvegarde et d'accès
o Modalités d'archivage des documents numérisés
o Scanner
o Copie d'écran

La gestion électronique des documents (GED ou EDM1 pour Electronic Document Management en anglais) désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation. Le terme GED désigne également les logiciels permettant la gestion de ces contenus documentaires.
La GED met principalement en œuvre des systèmes d'acquisition (exemple d’utilisation : la numérisation de masse de documents papiers), d'indexation, de classement, de gestion et stockage, d'accès (navigation et recherche) et de consultation des documents.
La GED participe aux processus de travail collaboratif, de capitalisation et d'échanges d'informations. Elle prend en compte le besoin de gestion des documents selon leur cycle de vie, de la création à l'archivage en passant par la gestion des différentes versions.
Les solutions et projets de GED peuvent permettre des gains en qualité et en coût rapide pour les organisations, qu'il s'agisse d'entreprises privées ou d'administrations. À titre d'exemple, le retour sur investissement d'un projet "standard" de dématérialisation de factures est inférieur à un an.
Une GED dispose de fonctions de classement / navigation et également d'un moteur de recherche qui permettent de retrouver les contenus gérés, au moyen de vues, de recherches structurées ou plein texte ("full text"). 


Il existe 4 étapes majeures dans la gestion électronique des documents : acquisition, classement, stockage et diffusion.

 

 

Le raccourci:

Toute réflexion sur l’archivage des documents sous forme numérique ne peut s’expliciter clairement que si la fonction « archivage » est inscrite dans un processus plus global qui est le « cycle de vie » d’un document.
Pour en prendre la mesure et en apprécier les effets, il est nécessaire de convenir que la « vie »d’un document peut se résumer à quatre grandes étapes fonctionnelles.

• Tout d’abord, une étape de création. Cette étape est essentielle. Elle peut se manifester de trois façons distinctes avec des conséquences également distinctes.
1. Par la rédaction à l’aide d’un logiciel de traitement de texte. Dans ce cas l’auteur du document, nativement numérique, produit un document original.
2. Par la numérisation d’un document papier à l’aide d’un scanner. Dans ce cas, l’entreprise qui procède à la numérisation de l’original papier crée une copie numérique.
3. Par la génération automatique, via un logiciel métier (par exemple de facturation automatique). Dans ce cas, qui est à rapprocher du premier, l’entreprise produit un document numérique original.£

• Ensuite, une étape d’émission / réception. Ces deux actions traduisent un échange entre une entreprise émettrice et une entreprise réceptrice. En devenant numérique cet échange doit être accompagné d’un certain nombre de garanties permettant d’assurer les responsabilités de chacune des parties. Il faut en effet que le récepteur soit assuré de l’identité de l’émetteur et de l’intégrité du document reçu. De son côté, l’émetteur doit être assuré que le récepteur prend bien en compte le document émis et qu’il ne le répudie pas.

• Puis une étape de circulation / utilisation. Cette étape se déroule au sein de l’entreprise. Elle conduit à indexer le document pour le déposer dans un système de gestion de documents (GED) destiné à le mettre à la disposition de toutes les personnes concernées par sa gestion et éventuellement le faire circuler grâce à un système de workflow qui assure la traçabilité des événements qui concernent ce document.

• Enfin, une étape d’archivage puis de destruction éventuelle. Il s’agit des étapes ultimes. Elles prennent en compte principalement la durée de conservation, qui est liée à la nature de chaque document et à son utilité pour l’entreprise. Il s’agit d’une fonction à haute responsabilité puisque qu’elle engage le chef d’entreprise.

 

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