Séance 14 GED

Les supports de stockage de l'information
o Nature et typologie des supports de sauvegarde des données
o Procédure de sauvegarde et d'accès
o Modalités d'archivage des documents numérisés
o Scanner
o Copie d'écran

La gestion électronique des documents (GED ou EDM1 pour Electronic Document Management en anglais) désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation. Le terme GED désigne également les logiciels permettant la gestion de ces contenus documentaires.
La GED met principalement en œuvre des systèmes d'acquisition (exemple d’utilisation : la numérisation de masse de documents papiers), d'indexation, de classement, de gestion et stockage, d'accès (navigation et recherche) et de consultation des documents.
La GED participe aux processus de travail collaboratif, de capitalisation et d'échanges d'informations. Elle prend en compte le besoin de gestion des documents selon leur cycle de vie, de la création à l'archivage en passant par la gestion des différentes versions.
Les solutions et projets de GED peuvent permettre des gains en qualité et en coût rapide pour les organisations, qu'il s'agisse d'entreprises privées ou d'administrations. À titre d'exemple, le retour sur investissement d'un projet "standard" de dématérialisation de factures est inférieur à un an.
Une GED dispose de fonctions de classement / navigation et également d'un moteur de recherche qui permettent de retrouver les contenus gérés, au moyen de vues, de recherches structurées ou plein texte ("full text"). 


Il existe 4 étapes majeures dans la gestion électronique des documents : acquisition, classement, stockage et diffusion.

 

Acquisition des documents

L'acquisition peut s'effectuer par :
L'intégration de documents papiers existants : c'est, pour les documents papiers, la numérisation grâce à des scanners. 
Les documents papiers peuvent ensuite être détruits (soit parce qu'ils n'ont pas d'intérêt, soit parce que la valeur probatoire (ou probante) des copies électroniques est certaine) ou archivés. Attention cependant, pour ce qui est des archives publiques, la copie électronique de document n'autorise pas obligatoirement sa destruction...

L'intégration de documents électroniques existants : Une autre famille de documents est constituée des documents électroniques comme les fichiers bureautiques, les fichiers PDF, … Enfin, la dernière famille de documents intégrable est constituée des documents COLD qui proviennent de systèmes d'éditique.
La production de documents électroniques : elle peut être le résultat d'une ou de plusieurs procédures gérées par différents agents de l'entreprise grâce à un logiciel d'informatique de groupe (groupware ou collecticiel). Le document peut aussi être obtenu par un logiciel d'informatique décisionnelle à partir d'un modèle disponible via l'outil.

L'échange de documents électroniques : il s'effectue lorsque deux organismes partenaires souhaitent partager des documents électroniques. Ils peuvent alors procéder à une interconnexion de leurs systèmes d'information par un dispositif d'EDI (Échange de Données Informatisé) moyennant le respect d'un même format de données normalisé.

Quel que soit le moyen par lequel le document intègre le système de gestion, il peut souvent passer par une chaîne de validation ou workflow afin d'aboutir à une version finale approuvée par les utilisateurs concernés. Le workflow lié à la validation d'un document est paramétrable et prend en compte les droits d'accès et les profils des utilisateurs du système ; il agit le plus souvent sur le statut, la version et la visibilité du document.

Classement des documents

L'indexation constitue la description du document et de son contenu en vue de faciliter son exploitation. On distingue à ce titre :
L'indexation par type : elle offre une description formelle du document en utilisant ses métadonnées (type, auteur, titre, source, date, etc.) dont le vocabulaire est standardisé afin de permettre l'utilisation de ces métadonnées par le plus grand nombre d'outils de recherche.
L'indexation par concepts ou mots-clés : elle vise plutôt le contenu du document pour faciliter les opérations de recherche. Il peut s'agir ici, pour le concepteur du système ou le créateur du document, de recenser les termes qui apparaissent le plus souvent ; on parle alors d'indexation statistique. Il peut aussi s'agir d'un système plus évolué où le concepteur sélectionne les termes dans un thésaurus (liste de mots liés par des relations de hiérarchie ou d'équivalence) en rapport avec le document pour vous familiariser avec l'édition.


Stockage des documents

La problématique du stockage est incontournable. La non prise en compte de cet aspect peut entraîner des situations critiques. Les problématiques sont les suivantes:
Le support de stockage doit être adapté le mieux possible avec le volume des documents. Il doit aussi, en fonction de la fréquence de consultation et de l'importance des données, offrir un faible temps d'accès.
L'organisation du stockage peut être hiérarchisée en fonction du contenu des documents (texte, vidéo, image,etc.) de leurs provenances, états, types, etc.
La durée de conservation doit aussi être considérée afin de permettre une épuration périodique du système, en vue de faciliter le stockage et d'alimenter les archives. À cet effet, le système doit prendre en compte une sortie vers un archivage définitif dans une plateforme d'archivage électronique dédiée à cet usage.
Le lieu de stockage doit être différent pour plus de sécurité de données en cas d'incendie.
Les sauvegardes doivent être mises en œuvre avec une périodicité en adéquation avec les impératifs de l'entreprise.


Diffusion des documents

La diffusion des documents peut se faire via l'internet ou l'intranet. Certains éditeurs de logiciels GED proposent une consultation client léger qui fournit toute ou partie des fonctionnalités de consultation et d'indexation des documents dans un navigateur web. 

 

Le raccourci:

Toute réflexion sur l’archivage des documents sous forme numérique ne peut s’expliciter clairement que si la fonction « archivage » est inscrite dans un processus plus global qui est le « cycle de vie » d’un document.
Pour en prendre la mesure et en apprécier les effets, il est nécessaire de convenir que la « vie »d’un document peut se résumer à quatre grandes étapes fonctionnelles.

• Tout d’abord, une étape de création. Cette étape est essentielle. Elle peut se manifester de trois façons distinctes avec des conséquences également distinctes.
1. Par la rédaction à l’aide d’un logiciel de traitement de texte. Dans ce cas l’auteur du document, nativement numérique, produit un document original.
2. Par la numérisation d’un document papier à l’aide d’un scanner. Dans ce cas, l’entreprise qui procède à la numérisation de l’original papier crée une copie numérique.
3. Par la génération automatique, via un logiciel métier (par exemple de facturation automatique). Dans ce cas, qui est à rapprocher du premier, l’entreprise produit un document numérique original.£

• Ensuite, une étape d’émission / réception. Ces deux actions traduisent un échange entre une entreprise émettrice et une entreprise réceptrice. En devenant numérique cet échange doit être accompagné d’un certain nombre de garanties permettant d’assurer les responsabilités de chacune des parties. Il faut en effet que le récepteur soit assuré de l’identité de l’émetteur et de l’intégrité du document reçu. De son côté, l’émetteur doit être assuré que le récepteur prend bien en compte le document émis et qu’il ne le répudie pas.

• Puis une étape de circulation / utilisation. Cette étape se déroule au sein de l’entreprise. Elle conduit à indexer le document pour le déposer dans un système de gestion de documents (GED) destiné à le mettre à la disposition de toutes les personnes concernées par sa gestion et éventuellement le faire circuler grâce à un système de workflow qui assure la traçabilité des événements qui concernent ce document.

• Enfin, une étape d’archivage puis de destruction éventuelle. Il s’agit des étapes ultimes. Elles prennent en compte principalement la durée de conservation, qui est liée à la nature de chaque document et à son utilité pour l’entreprise. Il s’agit d’une fonction à haute responsabilité puisque qu’elle engage le chef d’entreprise.

 

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